Wie Sie Serienbriefe mit Word erstellen

Word bietet Ihnen für Ihre Werbebriefe eine sehr praktische Serienbrieffunktion. Mittels sogenannter Platzhalter werden damit in Ihrer Werbebriefvorlage die entsprechenden Felder wie Anrede, Vorname, Name und Adresse Ihres Werbebriefempfängers automatisch aus einer Datenbank ergänzt.

Diese Datenbank für Ihren Serienbrief mit Word
kann sogar eine einfache Excel-Tabelle sein

Um Ihnen die Vorgehensweise des Serienbrieferstellung mit Word anschaulich zu machen, habe ich diese ausgezeichnete Video-Anleitung auf YouTube entdeckt:

Serienbriefe mit Word 2007 / 2010 erstellen

Infopost, Infobrief oder doch lieber eine richtige Briefmarke?

Infopost, Infobrief oder doch lieber eine richtige Briefmarke?Die Post bietet Ihnen die Möglichkeit, bei Ihren Werbebriefen ordentlich Geld zu sparen. Indem Sie Ihre Werbebriefe als Infopost oder Infobrief versenden.

Voraussetzung dafür ist, dass Ihre Werbebriefe (abgesehen von Adresse und persönlicher Anrede) gestalterisch sowie inhaltlich gleich sind.

Worin liegt der Unterschied zwischen Infopost und Infobrief?

Vereinfacht gesagt: Die Versandmenge macht’s. Haben Sie 4.000 Werbebriefe und mehr zu versenden und nehmen Sie der Post schon im Vorwege die Sortierleistung ab (z. B. Auflieferung sortiert nach Postleitzahlen auf-/ oder absteigend) erhalten Sie – als Infopost versandt – von der Post einen attraktiven Sonderrabatt. Eine weitere Voraussetzung, um in den Genuss dieses Infopost-Rabatts zu kommen, ist die Inhaltsgleichheit Ihrer Sendung.

Im Handling wesentlich einfacher und schon ab 50 Werbebriefe möglich ist der Infobrief. Hierbei müssen Ihre Werbebriefe lediglich nach bestimmten Postkriterien adressiert sein.

Der für mich größte Vorteil: Sie können Ihre Werbebriefe unsortiert einliefern! Manchmal lohnt es sich sogar, weniger als 50 Briefe als Infobrief laufen zu lassen, weil die Ersparnisse (pro Brief zur Zeit 0,20 Euro) das Aufgeld mehr als wettmachen.

Wie viel Sie sparen?

Gegenüber 0,55 Euro beim normalen Briefporto zahlen Sie beim Infobrief z. Zt. nur 0,35 Euro, bei der Infopost sogar nur 0,25 Euro pro Brief (Stand 1/2011).

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, bietet Ihnen die Post ausführliche Informationen unter www.direktmarketing.de (Klicken Sie dort im linken Menü auf “Werbesendungen” ).

Warum dann überhaupt noch eine richtige
Briefmarke draufkleben?

Machen Sie den Briefträger zu Ihrem Star-Verkäufer … mit Ihrem Werbebrief!Weil sie besser wirkt.

Vor allem Sondermarken erhöhen – wie Untersuchungen zeigen – Ihre Antwortquote. Um bis zu 100 %!

Schon eine ganz normale Briefmarke hat einen emotional höheren Stellenwert als der rote Freistempler Ihrer Frankiermaschine oder der Aufdruck “Porto bezahlt bei…”.

Denn … Ihr Empfänger sieht mehr als nur das Porto

Er sieht eine Marke, denkt ans Aufkleben per Hand und vermutet hinter Ihrem Werbebrief keine Massenwerbung. Die Bereitschaft ist daher größer, Ihren Brief zu öffnen. Und mehr Leser bedeutet mehr Antworten!!!

Mit dem nicht alltäglichen Bild einer Sondermarke (idealerweise passend zu Ihrem Angebot oder Mailingthema !) erhöhen Sie zusätzlich das Interesse für Ihren Werbebrief und zeigen Sie Ihrem Empfänger, dass Sie sich einfach mehr Mühe geben. Darüber hinaus sind Sondermarken begehrte Sammlerstücke.

Tipp: Ich besorge meine Sondermarken über das Internet zum reinen Portopreis frei Haus: http://philatelie.deutschepost.de/philatelie/

Wie komme ich an gute Adressen für meine Werbebriefe und Werbeanschreiben?

Wie komme ich an die richtigen Adressen für meine Werbebriefe und Werbeanschreiben?

Ich sage es als Werbebrieftexter nur äußerst ungern, aber …

… ein schlecht formulierter Werbebrief an die richtige Adressenliste wird Ihnen mehr Erfolg bringen als ein noch so brillant geschriebener Brief an die völlig falsche Zielgruppe.

Ein Beispiel für falsche Werbebriefadressen:

Angenommen, Sie sind ein EDV-Unternehmer, der sich auf PC-Netzwerke spezialisiert hat. Und senden Ihren Werbebrief an Einzelunternehmer, die in der Regel auch nur einen PC haben … verschenktes Porto!

Oder ein anderes Beispiel: Sie möchten Carports verkaufen und schicken Ihren Werbebrief an Leute, die in Mietwohnungen leben. Was meinen Sie, wie groß wird Ihr Rücklauf sein?

Nur wer Ihr Angebot tatsächlich nutzen kann,
wird sich auch dafür interessieren!

Ein weiterer Vorteil, wenn Sie an die richtigen Adressen schreiben: Sie können Ihren Werbebrieftext exakt auf diese Zielgruppe ausrichten. Das macht Ihren Werbebrief wesentlich überzeugender. Sie können Ihr Angebot und Ihre Vorteilsargumentation exakt auf diese spezielle Zielgruppe ausrichten. Je konkreter, je besser. Ihr Leser fühlt sich dadurch viel direkter angesprochen. Doch zurück zu der Frage:

Wie kommen Sie an optimale Adressen für Ihren Werbebrief?

Hier gibt es wie immer mehrere Möglichkeiten. Die teuerste und wahrscheinlich beste: Sie kaufen diese Adressen über einen Adressverlag. Diverse Firmen bieten Ihnen dazu exzellente Selektionsverfahren. Angefangen vom Postleitzahlenbereich bis hin zur Firmengröße, Mitarbeiterzahl und vielem mehr. Sie finden diese Adressanbieter im Internet unter dem Suchbegriff „Adressverlage“ oder „Firmenadressen“.

Eine Alternative sind Abonnements von Adressen-CD-ROMs. Vergleichsweise günstig erhalten Sie in regelmäßigen Abständen einen aktuellen Datenbestand, aus dem Sie wählen können. In der Regel ist eine gewisse Anzahl von Adressen in Ihrem Abo-Preis inklusive. Brauchen Sie mehr, kostet Sie diese Freischaltung eine zusätzliche Gebühr.

Noch günstiger sind Branchenverzeichnisse auf CD-ROMs. Sie erscheinen im halbjährlichen Rhythmus, kosten um die 10 bis 20 Euro und bieten Ihnen eine hohe Funktionalität. Für Sie besonders interessant ist die Exportfunktion: Bis zu 75 Adressen können Sie in der Regel exportieren. Ob das auch immer statthaft ist, steht in den Geschäftsbedingungen der jeweiligen Anbieter.

Ein Nachteil dieser Branchen-CDs soll nicht unerwähnt bleiben:

Sie enthalten oft Dubletten (doppelte Adressen), da sich viele Unternehmen, um besser gefunden zu werden, gleich mehrfach eintragen. Beispiel:

Firma Max Mustermann, Am Musterweg 19, 12345 Musterdorf

Firma Dipl.-Ing. M. Mustermann, Am Musterweg 19, 12345 Musterdorf

Diese Dubletten müssen Sie natürlich aussortieren, sonst erhält der gleiche Empfänger mehrere Briefe von Ihnen. Das wäre nicht sehr professionell und außerdem wird das für Sie auf Dauer zu teuer, wenn Sie nur mal an das Porto denken.

Der aus meiner Sicht größere Nachteil:

Sie haben keinen persönlichen Ansprechpartner, sondern lediglich die Adresse der Firma. Das heißt, Sie können mit diesen CD-ROMs kaum personalisierte Werbebriefe gestalten.

Sie wissen ja: Ihre Erfolgschancen liegen mit einem direkten persönlichen Ansprechpartner wesentlich höher als mit dem berühmten Brief an die „Geschäftsleitung“. Ihr Werbebrief landet bei größeren Unternehmen dann in der Poststelle und danach wahrscheinlich im Papierkorb. Schade ums Porto.

Die 5 häufigsten Werbebrief-Fehler. Und wie Sie sie ganz einfach vermeiden

1. Fehler:
Sie schreiben in Ihrem Werbebrief zu lange Sätze

Besonders Ihr erster Satz im Werbebrief muss kurz sein. Leser schließen nämlich vom Werbebrief-Anfang auf den Stil Ihres gesamten Briefes. Und niemand hat Lust, sich in Ihrem Werbebrief durch ellenlange Sätze zu quälen. Die Folge: Ihr Werbebrief wird achtlos zur Seite gelegt.

Außerdem zwingen Sie kurze Sätze zum besseren Nachdenken, was Sie genau sagen wollen. Ihr Briefstil wird dadurch automatisch besser.

2. Fehler:
Sie nennen in Ihrem Werbebrief die Eigenschaften Ihres Angebots, aber nicht die Vorteile für Ihren Leser

Niemand kauft Rasendünger, weil er Dünger toll findet. Oder weil Ihr Dünger so wunderbar feinkörnig ist. Menschen kaufen Rasendünger, weil sie einen schönen gepflegten Rasen haben wollen. Weil sie sich im Sommer darauf entspannen wollen. Und der Nachbar vor Neid erblassen soll.

Nennen Sie in Ihrem Werbebrief immer die Vorteile für Ihren Leser. Und präsentieren Sie Ihr Angebot als den perfekten Weg, schnell und mühelos in den Genuss dieser Vorteile zu kommen.

3. Fehler:
Sie schreiben in Ihrem Werbebrief zu häufig WIR und UNS

Ist Ihnen aufgefallen, dass auf dieser Seite bereits 19-mal die Wörter “Sie”, “Ihr” oder “Ihnen” gefallen sind? Aus gutem Grund: Jeder fühlt sich gern persönlich angesprochen. Besonders in einem Werbebrief, der persönlich an Ihren Leser gerichtet ist.

Also: Versuchen Sie in Ihrem Werbebrief möglichst viele “Ich”- und “Wir”-Sätze in SIE-Sätze umzuformulieren. Schreiben Sie zum Beispiel “Sie erhalten …” statt “Ich schicke Ihnen…”

4. Fehler:
Kein PS am Ende Ihres Werbebriefs

Sie verzichten damit auf ein wichtiges Elemente erfolgreicher Werbebriefe. Tests zeigen immer wieder: Bei einem Werbebrief wird die PS-Zeile besonders aufmerksam gelesen!

Deshalb: Nennen Sie in Ihrem Werbebrief – PS noch einmal Ihr Haupt-Verkaufsargument. Oder fordern Sie Ihren Leser auf, sofort zu antworten. Der Hinweis auf Ihre Betriebsferien oder auf die Mehrwertsteuer, die im Preis nicht enthalten ist, hat in Ihrem PS nichts verloren. Womit wir schon bei Fehler Nummer 5 wären:

5. Fehler:
Sie sagen nicht, was Ihr Leser als Nächstes tun soll

Was wollen Sie mit Ihrem Werbebrief erreichen? Sagen Sie’s!

  • Soll der Leser Sie anrufen?
  • Ein Produktmuster anfordern?
  • Ihre Homepage besuchen?

Diese konkrete Aufforderung ist wichtig. Lassen Sie Ihren Werbebrief am Ende nicht sanft dahinsterben mit einem “Ich würde mich freuen, wenn unser Angebot Ihr Interesse findet.”

Wie Sie diese Fehler vermeiden?
Versenden Sie die bereits für Sie perfekt vorformulierten
7 wichtigsten Werbebriefe für Ihren Geschäftserfolg!

Warum noch selber texten und Stunden nach den richtigen Formulierungen suchen, wenn Sie hier alle 7 Briefe (plus 2 Extra-Briefe !) erhalten?!

So werben Sie richtig mit einem Werbebrief

Während Großunternehmen täglich Zehntausende Werbebriefe versenden, in der Hoffnung, dass wenigstens ein Bruchteil der Empfänger reagiert, können sich kleinere Unternehmen dieses kostspielige Gieskannenprinzip bei ihrem Werbebrief kaum leisten.

Die bessere Strategie: Konzentrieren Sie sich mit Ihrem Werbebrief auf ein kleines, aber viel versprechendes Marktsegment. Und machen Sie dieser klar umrissenen Zielgruppe mit Ihrem Werbebrief dann ein wirklich maßgeschneidertes Angebot.

Folgende Zutaten werden benötigt:

1. Sie brauchen für Ihren Werbebrief die richtigen Adressen

Die erste und wichtigste Aufgabe, bevor Sie Ihren Werbebrief schreiben: Erkunden Sie Ihre Zielgruppe. Und zwar nicht nur hinsichtlich des möglichen Bedarfs an Ihrem Angebot.

Sondern auch, ob Sie die Adressen zu vertretbaren Kosten bekommen. Wenn Sie im Business-to-Business-Bereich arbeiten, finden Sie in den Branchenverzeichnissen hilfreiche Angaben. Inzwischen gibt es auch eine ganze Reihe von CD-ROMs mit Branchenadressen, die Sie kaufen und für Ihre Werbebriefaussendung nutzen können.

Eine weitere, sehr praktische Quelle für Ihre gezielte Adressenbeschaffung sind Adressverlage. Im Internet zu finden unter dem Suchbegriff „Firmenadressen”.

Zielen Sie mit Ihrem Werbebrief auf private Kundschaft, ist mehr detektivischer Spürsinn gefragt. Doch auch hierbei können Ihnen Adressverlage weiterhelfen.

2. Prüfen Sie: Hat Ihre Zielgruppe genügend Potenzial für Folgeaufträge?

Überlegen Sie, bevor Sie mit Ihrer Werbebriefaktion starten, welche Zielgruppe überhaupt genügend Potenzial für Ihr künftiges Wachstum bietet.

Dies sind in der Regel Kunden, bei denen Sie mit Folgeaufträgen rechnen können und mit denen Sie auch eine langfristige Kundenbindung aufbauen möchten (unter anderem durch Nachfass-Werbebriefe).

3. Machen Sie Ihrem Werbebriefleser ein konkretes Angebot

Bevor Sie nun endlich mit dem Werbebriefschreiben starten können, steht noch eine weitere Frage im Raum: Was wollen Sie mit Ihrem Werbebrief konkret erreichen?

„Ist doch klar“, werden Sie sagen. „Der Empfänger soll mein Produkt/Service kaufen. Und das zack, zack!“

Nun, mit Verlaub, das wird Ihren Adressaten herzlich wenig interessieren. Solange Sie es nicht verstehen, aus Ihrem Angebot Vorteile für Ihren Werbebrief-Empfänger zu machen.

Was Sie in Ihrem Werbebrief also verkaufen müssen, sind NICHT Ihre Leistungen, sondern die Vorteile, die Ihr Empfänger dadurch haben wird. Kunden wollen keine Waschmaschine, sie wollen saubere Wäsche. Dazu brauchen sie nun mal eine Waschmaschine. Das Gleiche gilt für viele andere Anschaffungen.

Beachten Sie: Auch bei exakt gleichem Angebot müssen Sie – je nach Zielgruppe – völlig unterschiedlich argumentieren. Beispiel:

Angenommen, Sie wollen exklusive Handtücher per Werbebrief verkaufen, so könnten die Vorteile für Privatkunden lebenslange Garantie, von führenden Hotels empfohlen und extrem hohe Saugfähigkeit lauten.

Wollen Sie die gleichen Handtücher Fitness-Studios zum Weiterverkauf anbieten, müsste Ihre Argumentation mehr auf attraktive Gewinnspannen, problemloses Handling des Geschäfts und Sonderkonditionen bei Mehrabnahmen zielen.

4. Nun kann’s losgehen mit dem Werbebrieftexten

Haben Sie die perfekte Zielgruppe, die richtigen und aktuellen (!) Adressen sowie ein konkretes Angebot samt Vorteilsargumentation, wissen Sie auch, was in Ihrem Werbebrief jetzt stehen muss. Den passenden Text dazu liefern Ihnen meine Werbebriefvorlagen.